Cómo hacer el inventario de tu comercio
Hacer inventario es contar la mercadería que hay y compararla contra lo que el sistema dice. Se hace en cuatro etapas: preparar (congelar movimientos, imprimir la lista sin cantidades), contar por zonas físicas y no por lista alfabética, cargar las diferencias como ajustes con motivo, y valuar a costo para saber cuánta plata hay dormida en el estante. En un comercio chico se puede hacer por partes, sin cerrar un solo día.
- Contá por zona física —estante por estante—, no siguiendo una lista ordenada por nombre.
- La planilla de conteo va sin las cantidades del sistema: si el número está impreso, se copia.
- Las diferencias se cargan como ajustes con motivo, no corrigiendo el stock en silencio.
- Valuá a costo, no a precio de venta: lo que querés saber es cuánto capital está inmovilizado.
Preparar
El inventario se arruina antes de empezar si la mercadería sigue moviéndose mientras se cuenta. Elegí un momento sin operación: antes de abrir, después de cerrar, o un domingo. Si hay que contar con el local abierto, hacelo por zonas y anotá aparte lo que se vende de la zona en curso.
Imprimí o abrí la lista de productos de la zona SIN las cantidades del sistema. Es el mismo principio del arqueo a ciegas: un número impreso al lado se copia, y el conteo deja de ser un control.
Ordená físicamente antes de contar. Media hora de acomodar lo que está fuera de lugar ahorra más que cualquier planilla.
Contar
La regla que más errores evita es contar por zona física y no por lista. Recorrer un estante de punta a punta hace imposible saltearse algo; buscar producto por producto según un listado alfabético garantiza que la mitad quede sin revisar.
- Dividí el local en zonas: cada estante, la heladera, el depósito, la vidriera, lo que está detrás del mostrador.
- Contá una zona completa antes de pasar a la siguiente, y marcala como terminada.
- Anotá también lo que encontrás y no está en el sistema: existe, así que hay que darlo de alta.
- Contá el depósito como zona aparte. El stock del depósito es el que más se desvía, porque nadie lo ve.
- Cuando termines, cargá las cantidades contadas y revisá las diferencias grandes antes de confirmar: casi siempre son un error de conteo o un producto duplicado.
Qué hacer con las diferencias
Una diferencia chica y dispersa es merma normal y vida de comercio. Una diferencia grande en un producto concreto casi nunca es robo: en orden de probabilidad, es un producto cargado dos veces con nombres distintos, una compra nunca registrada, una venta cargada con el producto equivocado o una promoción que se entregó sin descontar.
Cargá cada diferencia como ajuste con su motivo. El valor no está en corregir el número —eso es lo fácil— sino en tener, tres meses después, la lista de los productos que siempre se desvían. Ahí está el problema real de operación.
Valuar
Terminado el conteo, multiplicá cada cantidad por su costo. Ese número es cuánta plata tenés inmovilizada en mercadería, y suele ser una sorpresa: en un comercio chico es habitual que sea varias veces la ganancia mensual.
Valuar a precio de venta no sirve para esto: infla la cifra con una ganancia que todavía no existe. El dato que se usa para decidir es el costo.
Con eso podés calcular la rotación —costo de lo vendido dividido por el stock promedio a costo— y separar el catálogo en tres: lo que rota, lo que rota poco y lo que no se mueve. La tercera lista es una decisión pendiente.
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