Cómo hacer el arqueo de caja
Un arqueo es contar el efectivo de la caja y compararlo con lo que el sistema espera. Para que sirva tiene que cumplir tres condiciones: hacerse a ciegas (sin ver el total esperado antes de contar), por turno y no por día, y dejando registrada la diferencia aunque sea chica. Un arqueo donde el total esperado está a la vista no es un control: es copiar un número.
- A ciegas: el que cuenta no ve el esperado hasta después de ingresar el conteo.
- Por denominación: contar por billete es más rápido y más difícil de equivocar que contar un total.
- La diferencia se registra siempre, incluso $200. Lo que se busca es el patrón, no el monto.
- Solo se arquea el efectivo. Los otros medios de pago se controlan contra su propia fuente.
Por qué a ciegas
Si la pantalla dice que tiene que haber $153.000, la persona que cuenta no cuenta: verifica. Y cuando el resultado no coincide, la reacción natural es contar de nuevo hasta que dé, o escribir el número esperado y seguir atendiendo. Eso no es mala fe: es lo que hace cualquiera con un local lleno de gente.
El conteo a ciegas elimina la ambigüedad. Se ingresa lo que hay, el sistema muestra la diferencia después, y esa diferencia queda registrada con el turno y el nombre. Recién ahí hay información.
El procedimiento
Conviene hacerlo siempre igual y siempre en el mismo momento: al cerrar el turno, antes de retirar la plata.
- Separá los billetes por denominación y contá cada pila. Cargá las cantidades, no el total: el sistema multiplica y suma.
- Sumá las monedas. Si en tu comercio no son significativas, definí un criterio fijo y mantenelo.
- Confirmá el conteo. Ahí aparece el esperado y la diferencia.
- Si hay diferencia, revisá en el mismo momento los tres sospechosos habituales: pagos hechos desde la caja sin registrar, ventas con el medio de pago equivocado y vueltos.
- Cerrá el turno. La diferencia queda asentada; no se corrige el conteo para que cuadre.
Qué NO va en el arqueo
El arqueo es solo del efectivo, porque es lo único que está físicamente en la caja. Las ventas con tarjeta se controlan contra la liquidación de la terminal, que además llega con comisión y con demora. Las transferencias y los cobros por QR, contra los movimientos de la cuenta o de la billetera. Lo fiado no se controla acá: es deuda de un cliente, y recién entra a la caja el día que lo cobrás.
Meter todo en una sola cifra es lo que hace imposible encontrar una diferencia. Si el cierre dice “faltan $4.000” sin desglose, no se sabe si el problema está en el cajón, en el posnet o en una venta mal clasificada.
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