Cómo controlar el stock de tu comercio
Un stock confiable se sostiene con tres movimientos registrados sin excepción: las compras suman, las ventas restan y los ajustes corrigen lo que se perdió, se rompió o se regaló. El que se olvida siempre es el tercero, y es el que hace que en un mes nadie crea en el número. Para mantenerlo sin parar el negocio, lo práctico no es el inventario completo dos veces al año sino el conteo cíclico: veinte referencias por semana, empezando por las que más rotan.
- Compras suman, ventas restan, ajustes corrigen. Si uno de los tres no se registra, el stock miente.
- Contá poco y seguido: veinte productos por semana valen más que un inventario completo en enero.
- Empezá por lo que más rota y por lo que más vale, no por el orden alfabético.
- Poné stock mínimo por producto: el aviso llega cuando todavía se puede reponer.
Los tres movimientos, y el que se olvida
Las ventas se registran solas si se cobra con el sistema. Las compras se registran cuando llega la mercadería, y además sirven para actualizar el costo, que es lo que mantiene el margen honesto. El tercero es la merma: lo que se venció, se rompió, se secó, se derramó o se regaló.
La merma no registrada es la causa número uno de un stock que dejó de servir. El sistema cree que hay ocho unidades, en el estante hay cinco, y cuando el recuento lo descubre parece un robo. Registrarla como ajuste, con motivo, convierte una sospecha en un costo medible.
Conteo cíclico en lugar de inventario anual
El inventario completo obliga a parar la operación, se hace mal porque se hace cansado, y detecta los desvíos meses después de que ocurrieron, cuando ya no se puede averiguar de dónde salieron.
El conteo cíclico es lo contrario: un grupo chico por semana, siempre el mismo día. En veinte minutos se cuentan veinte referencias, se ajusta lo que difiere y se anota qué se ajustó. Al cabo de unos meses pasaste por todo el catálogo sin cerrar el local, y encima detectás cada desvío con pocos días de atraso.
- Ordená tus productos por cantidad de ventas del último mes.
- Tomá los veinte primeros: son los que más plata mueven y los que más se desvían.
- Contalos un día fijo de la semana, siempre a la misma hora, antes de abrir o después de cerrar.
- Ajustá lo que difiere y anotá el motivo probable. Si un producto se desvía siempre, el problema no es el conteo.
- La semana siguiente, seguí con los veinte que siguen. Cuando termines la lista, volvé a empezar por los primeros.
Stock mínimo: la parte que trabaja sola
Controlar stock no es solo saber qué hay: es no quedarse sin lo que se vende. El stock mínimo por producto es lo que convierte el control en una alerta. La cuenta base es venta promedio por día multiplicada por los días que tarda el proveedor, más un resguardo.
El error habitual es poner el mismo mínimo para todo el catálogo. Un producto que se vende cincuenta veces por día y uno que se vende una vez por semana no pueden compartir umbral: con un número único, uno se corta y el otro se sobrestockea.
También conviene revisarlo por temporada. En una librería en marzo, en una heladería en enero, los mínimos de diciembre no sirven.
Los errores que desarman un stock
Vender sin registrar “porque es una sola cosa”. Cada venta no registrada es una unidad fantasma para siempre.
Cargar la compra días después, cuando ya se vendió parte. El stock queda negativo o se corrige a mano, y la corrección a mano tapa el error en lugar de mostrarlo.
Duplicar productos: el mismo artículo cargado dos veces con nombres distintos parte el stock y arruina los reportes. Antes de crear un producto, buscalo.
Corregir el número sin dejar motivo. Un ajuste sin causa registrada no se puede analizar, y a fin de mes no se sabe si fue merma, robo o un error de carga.
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