Cómo registrar los fiados de tus clientes
Fiar bien es registrar cuatro datos en cada venta a cuenta —quién, cuánto, cuándo y qué se llevó— y poder cobrar de a partes. El problema del cuaderno no es anotar: es que no suma, así que nunca sabés cuánto te deben en total ni quién se atrasó. Con una cuenta corriente por cliente, el saldo se calcula solo, el cobro parcial deja el resto pendiente y el reclamo deja de ser una discusión de memoria.
- Anotá siempre el detalle de lo que se llevó, no solo el monto: es lo que evita la discusión después.
- El fiado es un medio de pago, no una venta impaga: no suma efectivo en la caja del día.
- Poné un techo por cliente y un plazo, aunque sea informal. Sin límite, el negocio financia al cliente con la plata de reponer.
- Mirá la suma de todos los saldos una vez por semana. Es la cifra que importa, y en el cuaderno no existe.
Qué registrar en cada fiado
El monto solo no alcanza. Cuando el cliente discute —y en algún momento pasa—, lo único que resuelve la conversación es el detalle: qué se llevó, qué día y a qué precio. Un renglón que dice “$8.900” no se puede defender ni explicar.
Registrar el detalle también sirve para vos: la mitad de los fiados eternos empezaron como un fiado chico que se fue sumando sin que nadie mirara el total.
- Cargá la venta normalmente, con los productos que se lleva.
- Elegí cuenta corriente como medio de pago, en lugar de efectivo.
- Confirmá. La deuda queda en la cuenta del cliente con el detalle de esa venta.
- Cuando venga a pagar, registrá el cobro —total o parcial— y ese dinero entra a la caja del día en que se cobró.
Cuánto fiar
No hay una regla universal, pero sí un límite que conviene conocer: la suma de todos los saldos es plata que tu comercio prestó. Cuando esa suma se parece a lo que necesitás para reponer mercadería, estás financiando a tus clientes con el capital de trabajo, y el negocio se queda sin aire aunque venda bien.
Un criterio práctico para un comercio de barrio es un techo por cliente atado a lo que gasta en una semana, y un plazo claro —el día de cobro, el viernes, el fin de mes—. No hace falta que sea un contrato: alcanza con que exista y con que vos lo tengas a la vista.
El otro criterio es no fiar dos veces sin que haya pagado una. Suena obvio y es exactamente lo que se rompe cuando el saldo no está a mano en el momento de vender.
Cómo reclamar sin perder al cliente
La ventaja de tener el registro es que el reclamo deja de ser personal. No es “me parece que me debés bastante”: es un saldo con fecha y detalle, que se puede mostrar. Eso baja la temperatura de la conversación más que cualquier técnica.
Conviene reclamar temprano y chico. Una deuda de dos semanas se cobra; una de cuatro meses se negocia. Revisar una vez por semana quién se atrasó permite avisar cuando todavía es un comentario y no un problema.
Y conviene aceptar pagos parciales sin discutir. Un cliente que puede pagar la mitad y sabe que el resto queda anotado vuelve; uno al que se le exige todo, no.
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